A melhor forma de organizar os documentos da sua empresa para a contabilidade é por categoria e ordem cronológica.
Dicas Essenciais:
- Categorização: Separe os documentos por tipo (ex: notas fiscais de venda, notas fiscais de compra, extratos bancários, comprovantes de despesas, folha de pagamento).
- Ordem Cronológica: Dentro de cada categoria, organize os documentos do mais antigo para o mais recente.
- Pastas Identificadas: Utilize pastas físicas ou digitais bem identificadas para cada categoria e período (ex: “Notas Fiscais de Venda – Janeiro/2025”, “Extratos Bancários – 1º Trimestre/2025”).
- Digitalização: Se possível, digitalize todos os documentos. Isso facilita o envio e o armazenamento, além de criar um backup.
- Conferência Regular: Faça conferências periódicas para garantir que todos os documentos estão sendo guardados e que não há pendências.
- Comunicação com o Contador: Mantenha uma comunicação clara e regular com seu contador para entender as exigências específicas e o formato preferencial de envio dos documentos.
- Softwares de Gestão: Considere usar softwares de gestão financeira que auxiliam na organização e até na emissão de relatórios prontos para a contabilidade.
Organizar os documentos dessa forma não só facilita o trabalho do seu contador, mas também agiliza as auditorias, reduz erros e garante que sua empresa esteja sempre em conformidade com as obrigações fiscais.