O que é a Manifestação do Destinatário da NF-e?

Meu guia é Jesus. Gestor Digital. No meu blog multilíngue te ensino a ser um cidadão global com tecnologia. Siga o conteúdo no Blog e nas redes.

Este é um guia completo sobre a Manifestação do Destinatário da NF-e, um processo essencial para a segurança fiscal de qualquer empresa.

O que é a Manifestação do Destinatário?

A Manifestação do Destinatário é um conjunto de eventos que permite ao receptor de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) informar ao Fisco sobre sua participação comercial naquela operação.

Em termos simples: se alguém emite uma nota contra o seu CNPJ, você precisa dizer ao governo se aquela compra é real, se você recebeu a mercadoria ou se desconhece a operação.

Os 4 Tipos de Eventos e Quando Usar

Existem quatro eventos principais que o destinatário pode registrar. Veja os detalhes de cada um:

1. Ciência da Operação (ou Ciência da Emissão)

É o evento opcional onde o destinatário declara ter conhecimento de que a NF-e foi emitida, mas ainda não expressou uma opinião conclusiva.

Quando usar: Quando você precisa baixar o arquivo XML da nota para conferência antes de confirmar o recebimento.
Exemplo: Você vê uma nota emitida no portal, mas o caminhão ainda não chegou. Você registra a “Ciência” para conseguir ler os dados completos da nota.

2. Confirmação da Operação

Este evento confirma que a operação ocorreu exatamente como descrito na NF-e.

Quando usar: Após o recebimento da mercadoria e conferência de que tudo está correto (quantidade, valores e produtos).
Exemplo: O estoque conferiu a carga, os itens batem com o pedido e a nota fiscal está correta. A confirmação é registrada.
Importante: Após este evento, o emitente não pode mais cancelar a NF-e.

3. Operação não Realizada

Informa que a operação foi solicitada, mas por algum motivo a entrega não aconteceu.

Quando usar: Casos de devolução no ato da entrega, sinistro com a carga (roubo/acidente) ou recusa de recebimento.
Exemplo: A mercadoria chegou avariada e você devolveu o caminhão sem aceitar a nota. Você registra “Operação não Realizada” e justifica o motivo.

4. Desconhecimento da Operação

Este é o evento de segurança mais crítico. Ele informa ao Fisco que o seu CNPJ foi utilizado indevidamente.

Quando usar: Quando aparece uma nota emitida contra sua empresa para uma compra que você nunca fez.
Exemplo: Você consulta o sistema e vê uma nota de R$ 50.000,00 de um fornecedor de outro estado com o qual nunca teve contato. Registrar o desconhecimento protege você de fraudes e cobranças indevidas.

Comparativo de Eventos

Evento	Caráter	Efeito no Emitente
Ciência	Provisório	Permite o download do XML pelo destinatário.
Confirmação	Definitivo	Impede o cancelamento da nota pelo fornecedor.
Não Realizada	Definitivo	Indica que o negócio foi frustrado (devolução).
Desconhecimento	Definitivo	Protege o CNPJ contra uso indevido/fraude.

Base Legal e Normativa

A obrigatoriedade e as regras da manifestação não são as mesmas para todos os setores. Elas são regidas principalmente pelos seguintes documentos:

Ajuste SINIEF 07/05: É o documento “pai” da NF-e, que instituiu a obrigatoriedade da manifestação.
Ajuste SINIEF 44/20: Atualizou cronogramas e obrigatoriedades.
Nota Técnica 2020.001: Define os prazos e as regras técnicas para o envio dos eventos.

Quem é obrigado?

Atualmente, a obrigatoriedade foca em setores específicos e operações de alto valor, como:

Estabelecimentos distribuidores de combustíveis.
Postos de combustíveis e transportadores revendedores retalhistas.
Adquirentes de álcool para fins não combustíveis.
Operações com valores superiores a R$ 100.000,00 (em alguns estados).

Dica de Especialista: Mesmo que sua empresa não seja obrigada por lei, manifestar as notas é uma boa prática de compliance. Isso evita que Notas Frias sejam usadas para sonegação usando o seu nome.

Prazos para Manifestação

Os prazos variam conforme a operação (interna, interestadual ou comércio exterior). Em geral, para operações internas, o prazo para a confirmação é de até 20 dias após a autorização da nota, mas o ideal é realizar no momento da entrada da mercadoria.

Por que automatizar?

Fazer a manifestação manual no portal da SEFAZ nota por nota é inviável para empresas com volume. Utilizar um software que consulte automaticamente todas as notas emitidas contra o seu CNPJ garante que você não perca prazos e identifique fraudes em tempo real.

Que tal um modelo de política interna para sua equipe de recebimento seguir na hora de classificar esses eventos?

Para que a manifestação seja eficiente, ela não pode ser subjetiva. A equipe de recebimento e o setor fiscal precisam falar a mesma língua.

Abaixo, apresentamos um modelo de Procedimento Operacional Padrão (POP) que você pode adaptar e implementar na sua empresa.

Política Interna: Manifestação do Destinatário da NF-e

Objetivo: Garantir a conformidade fiscal, evitar multas por falta de manifestação obrigatória e proteger o CNPJ contra fraudes (notas frias).

1. Fluxo de Decisão no Recebimento

Sempre que uma NF-e for identificada contra o nosso CNPJ, o responsável deve seguir o fluxograma abaixo:

A. Identificação da Nota (Evento: Ciência da Operação)

Ação: Registrar “Ciência” imediatamente após a emissão da nota pelo fornecedor.
Responsável: Setor de Compras / Recebimento Fiscal.
Finalidade: Liberar o download do XML para conferência antecipada com o Pedido de Compra.

B. Chegada da Mercadoria (Evento: Confirmação da Operação)

Critérios para Confirmar:
1. A mercadoria física foi entregue?
2. A quantidade e qualidade batem com o XML e o Pedido?
3. O valor destacado na nota está correto?
Ação: Registrar “Confirmação” em até 24 horas após a entrada física.
Nota: Uma vez confirmada, a nota alimenta o estoque e o contas a pagar.

C. Divergências ou Erros (Evento: Operação não Realizada)

Critérios para Registrar:
1. Mercadoria avariada ou em desacordo que gerou recusa total no ato da entrega.
2. Motorista retornou com a carga por problemas logísticos.
3. Erro de preço/imposto identificado antes da descarga que impossibilita a aceitação.
Ação: Registrar “Operação não Realizada” e detalhar o motivo no campo de justificativa (ex: “Carga avariada durante o transporte”).

D. Segurança Patrimonial (Evento: Desconhecimento da Operação)

Critérios para Registrar:
1. A nota foi emitida contra o nosso CNPJ, mas não existe pedido de compra.
2. O fornecedor é desconhecido pela empresa.
3. Suspeita de fraude ou uso indevido da Inscrição Estadual.
Ação: Registrar “Desconhecimento” imediatamente.
Alerta: Notificar o setor jurídico/contábil para monitoramento de possíveis cobranças indevidas.

2. Tabela de Prazos Internos

Embora a lei dê prazos mais longos, para manter a organização contábil, adotaremos os seguintes prazos internos:

Situação	Prazo Interno Sugerido
Notas de Entrada (Mercadoria)	Até 48h após o recebimento físico.
Notas de Serviço/Outros	Até 5 dias úteis após a emissão.
Notas Desconhecidas	Imediatamente após a identificação no sistema.

3. Responsabilidades

Almoxarifado/Recebimento: Validar o físico versus o XML e sinalizar o status (Confirmação ou Recusa).
Fiscal/Contábil: Realizar o registro dos eventos no sistema e monitorar notas pendentes de manifestação.
TI/Sistemas: Garantir que o software de gestão (ERP) esteja integrado com a SEFAZ para captura automática das notas.

4. Penalidades pelo Descumprimento

O não cumprimento desta política pode acarretar:

Multas: Conforme previsto no regulamento do ICMS do estado (podendo chegar a 5% do valor da nota em caso de obrigatoriedade).
Impedimento de Crédito: Dificuldade em aproveitar créditos de ICMS de notas não confirmadas.
Risco de Fraude: Pagamento de boletos de compras inexistentes.

Como colocar em prática agora?

Você pode copiar este modelo e enviar para os gestores de Logística, Compras e Contabilidade.