Este é um guia técnico e informativo, de contabilidade ou tecnologia fiscal. O foco aqui é aprofundar na “anatomia” do arquivo e nas referências legais que o sustentam.
O que é o Arquivo XML da Nota Fiscal?
No universo da digitalização fiscal brasileira, existe um documento que é o verdadeiro protagonista, embora muitos nunca o abram: o arquivo XML.
Se você ainda acha que a nota fiscal é aquele papel impresso (o DANFE), este artigo é para você.
Vamos detalhar a composição, a validade jurídica e os manuais que regem o XML da NF-e.
1. O que é, afinal, o arquivo XML?
O XML (Extensible Markup Language) é o padrão de linguagem utilizado para o registro das informações da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Diferente do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é apenas um resumo gráfico para transporte, o XML é a nota fiscal propriamente dita.
É um arquivo digital que contém todas as informações da operação: dados do emitente, destinatário, produtos, impostos, transportadora e a assinatura digital que garante a autenticidade.
2. Base Legal e Normativa
A existência e a obrigatoriedade do XML não são fruto de uma escolha das empresas, mas de uma legislação robusta.
Ajuste SINIEF 07/05
Este é o “marco zero” da NF-e no Brasil. O Ajuste SINIEF 07/05 instituiu a Nota Fiscal Eletrônica e estabeleceu que:
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A NF-e é um documento de existência apenas digital.
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O arquivo XML deve ser assinado digitalmente pelo emitente.
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O emitente e o destinatário devem manter o arquivo XML em arquivo digital pelo prazo decadencial (geralmente 5 anos), para exibição ao fisco quando solicitado.
Portaria CAT 162/08 (Exemplo Estadual – SP)
Cada estado possui portarias específicas que regulamentam a emissão. Em São Paulo, por exemplo, a Portaria CAT 162 reforça que o DANFE não substitui o XML e detalha as condições de contingência.
3. Estrutura Técnica e Manuais de Orientação
Para que um sistema de faturamento “fale a mesma língua” que a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), ele deve seguir padrões rigorosos de preenchimento.
O MOC (Manual de Orientação do Contribuinte)
O MOC é a bíblia técnica da Nota Fiscal Eletrônica. Ele define o layout do XML, as regras de validação e os campos obrigatórios.
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Versão atual: É fundamental estar atento às atualizações do MOC (atualmente na versão 7.0 ou superior), publicadas no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
Esquemas XML (Arquivos .XSD)
Para que o arquivo seja aceito pela SEFAZ, ele deve passar por uma validação de estrutura chamada XSD. Se um campo obrigatório (como o CPF do destinatário ou o NCM de um produto) estiver faltando ou em formato errado, o arquivo é rejeitado.
4. Elementos Cruciais do Arquivo XML
Um arquivo XML de NF-e é dividido em grupos de informações (tags). As principais são:
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<ide>: Identificação da NF-e (número, série, data de emissão).
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<emit>: Dados do emitente (CNPJ, IE, Endereço, CRT).
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<dest>: Dados do destinatário.
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<det>: Detalhamento dos produtos e serviços (NCM, CFOP, valor unitário).
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<total>: Totais de ICMS, IPI, PIS, COFINS e o valor total da nota.
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<Signature>: A assinatura digital (Certificado Digital) que comprova que o arquivo não foi alterado após a emissão.
5. A Importância da Guarda do XML
Muitas empresas cometem o erro de guardar apenas o PDF do DANFE. Isso é um risco fiscal altíssimo. * Fiscalização: Em uma auditoria, o fiscal exigirá os arquivos XML. A falta deles pode gerar multas pesadas por documento não apresentado.
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Crédito de Impostos: Para recuperar créditos de ICMS, por exemplo, o fisco exige a comprovação através do arquivo XML válido e autorizado.
Conclusão
O arquivo XML é a espinha dorsal da conformidade fiscal moderna. Entender sua base legal e técnica não é apenas tarefa para programadores ou contadores, mas uma necessidade estratégica para qualquer gestor que deseja manter a empresa segura perante a lei.
Dica Prática: Utilize plataformas de gestão fiscal que automatizam o download e o armazenamento desses arquivos diretamente da SEFAZ, garantindo que você nunca perca um XML.
